Beleidsplan 2023-202

Voor u ligt de nieuwe versie van het algemeen beleidsplan van de Rijsbergse Golfclub “De Turfvaert”.
Eind 2009 is een begin gemaakt met een beleidstraject van onze vereniging. In 2014 en 2019 is daaraan een vervolg gegeven, dat was uitgewerkt in voorgaande versies van dit beleidsplan.
Het bestuur en commissies hebben afgelopen maanden deze beleidsplannen onder de loep genomen en daar is deze versie uit voort gekomen.

Dit plan heeft een tijdshorizon van ca 4 jaar, 2023 – 2027.

Dit beleidsplan volgt de veranderende ontwikkelingen binnen de golfsport (vanuit de NGF) en ook de sociaal-maatschappelijke trends. Daarnaast wordt ook input van leden meegenomen.

Het is een kapstok, waaraan we de plannen voor vandaag en morgen willen ophangen. Op een aantal beleidsterreinen zal het beleid verder worden uitgewerkt, om vervolgens in concrete plannen en acties te worden omgezet.
Vanuit dit beleidsplan zullen de verschillende onderdelen van de vereniging via de eigen commissie een taakgericht uitvoeringsplan opzetten.

Het algemeen bestuur van de Rijsbergse Golfclub “De Turfvaert”,

Mei 2023

Arno Snepvangers, Voorzitter
John Dielemans, Secretaris
Rene Goossens, Penningmeester
Jack Baarends, Bestuurslid
Anja Bartels, Bestuurslid
Peter Kalis, Bestuurslid
Jack Koevoets, Bestuurslid (VV)

1 Identiteit
De Rijsbergse Golfclub “De Turfvaert” is een vereniging ontstaan in 2009. De golfvereniging drijft op een grote groep van vrijwilligers. Wij zijn er voor onze leden, onze vrijwilligers en zijn gastvrij voor bezoekende golfers.
Wij zijn gehuisvest aan het Zwart Moerken 12 te Rijsbergen, waar we gebruiker zijn van de golfbaan en de faciliteiten van Golfpark De Turfvaert.

2 Wat voor vereniging willen we zijn?
De Rijsbergse Golfclub “De Turfvaert” heeft als doel het beoefenen en bevorderen van de golfsport voor alle leeftijden en niveaus.
We willen een vereniging zijn die altijd in beweging is en waar de leden er met elkaar en voor elkaar zijn. Sportief plezier en gezellig samenzijn staan centraal.
We zijn een open, toegankelijke sportieve en gastvrije vereniging, waar iedereen zich thuis kan voelen.

3 (Landelijke) Trends om rekening mee te houden.
Bij het uitvoeren en uitzetten van het beleid zal rekening gehouden worden met de algemene trends in golf, het beleid van de NGF, wensen van leden en met maatschappelijke en economische ontwikkelingen.

4 Kernwaarden
Ontmoeting/Verbinden
We hebben en zijn een plaats om elkaar te ontmoeten. Er is onderdak voor iedere golfer. Clubgevoel en verbondenheid staan centraal.

Sportiviteit
Fairplay en etiquette op de baan, maar ook in gedrag naar elkaar. Respect voor elkaar en voor de omgeving.

Samen
We zijn open naar elkaar, zijn samen actief, geven elkaar feedback en kunnen op elkaar bouwen.

Betrokkenheid
Wij voelen ons verantwoordelijk voor onze golfvereniging en het golfpark waarvan we gebruik maken. Wij voelen ons verantwoordelijk voor onze leden, onze vrijwilligers, en voor de omgeving waarin we actief zijn.

Ontwikkelen
We staan open voor nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen en nieuwe kansen. We durven keuzes te maken om bestaande golfculturen te veranderen en/of aan te passen. We willen toekomstbestendig zijn.

Lerende organisatie
We staan open voor feedback, opbouwende kritiek en leren graag van elkaar. We bieden elkaar kansen en mogelijkheden voor nieuwe ontwikkelingen.

5 Beleidsterreinen.
De Rijsbergse Golfclub “De Turfvaert” kent een aantal beleidsterreinen, die hieronder worden beschreven., met de huidige situatie en de eventuele doelstellingen.

5.1 Golfsportbeleid
Als vereniging voeren we een beleid waarin alle verschillende “typen” golfers zich thuis voelen.
Bij het opstellen van de wedstrijdkalender, de organisatie van evenementen, het geven van cursussen, de ondersteuning door mentoren wordt rekening gehouden met onze golfers in alle leeftijden en handicaps en niveaus.
De wedstrijdkalender bevat “traditionele” wedstrijden (de clubkampioenschappen, dames- heren- en mixed, NGF-competitie), wedstrijden voor de jeugd, wedstrijden voor de beginnende golfer en evenementen voor de recreatieve golfer.

Doelstelling: de ambitieuze en prestatiegerichte golfer zal worden uitgedaagd en ook het spelplezier van de recreatieve golfer krijgt alle aandacht. De kernwaarden, die in hoofdstuk 4 van dit beleidsplan zijn omschreven, staan daarbij natuurlijk centraal.

5.2 Ledenbeleid
De vereniging kent verschillende lidmaatschappen, namelijk :
• jeugd-lidmaatschap (volwaardig lid t/m 18 jaar);
• rabbit lidmaatschap; voor golfers zonder GVB (vanaf 19 jaar);
• registratie-lidmaatschap (alleen handicap-registratie, digitale NGF pas, golftheorie en examen);
• volwaardige lidmaatschap; (deelname aan alle activiteiten van de vereniging).

We verwachten van onze leden dat zij zich kunnen vinden in onze kernwaarden.

Doelstelling:
Het monitoren en vasthouden van het aantal leden van onze vereniging. Om verder te groeien vertrouwen we in het algemeen op de ambassadeursrol van onze leden. Speciale aandacht geven we aan de werving van jeugdige leden. Deze ledenwerving / administratie moet een permanent karakter krijgen.

5.3 Vrijwilligersbeleid
De vrijwilligers zijn het hart en de motor van onze golfvereniging. Zij maken het mogelijk dat wij als vereniging bestaan en functioneren. Het is van het allergrootste belang dat op een structurele en georganiseerde wijze aandacht aan de vrijwilligers wordt geschonken. Elementen zijn hierbij: werving, competentietoedeling, duidelijke taakomschrijving en tijdsbesteding, waardering en verdere ontplooiing en coaching.

Huidige situatie: op dit moment draait de vereniging op de inzet van zo’n 60 vrijwilligers. Hierbij hebben we het over bestuursleden, commissieleden, wedstrijdleiders, jeugdcoaches, mentoren, begeleiders, etc. Er is altijd ruimte voor enthousiaste vrijwilligers.

Doelstellingen
Gestreefd wordt naar een evenwichtige invulling van vrijwilligers per commissie en of taak.

5.4 Personeelsbeleid
De golfvereniging heeft niet de omvang om gebruik te maken van betaalde professionals. Dat kan misschien nog wel aan de orde komen. Hiervoor zal uiteraard tijdig een personeelsbeleid ontwikkeld worden. Voorlopig steunen we op onze vele vrijwilligers.
Huidige situatie: momenteel kunnen we het als golfvereniging stellen zonder professionals, omdat vele vrijwilligers zich op professionele wijze inzetten.

Doelstellingen
Als het noodzakelijk is professionele ondersteuning in te zetten, zal er op dat moment een personeelsbeleid worden ontwikkeld.

5.5 Sponsorbeleid
Sponsoring is een zakelijke overeenkomst tussen de golfvereniging en een bedrijf, een merk of een persoon. De sponsor stelt geld, goederen en/of diensten ter beschikking die voor de golfvereniging ondersteunend kunnen zijn in het uitvoeren van haar activiteiten. De sponsor kan omschreven worden als een partner die zaken mogelijk maakt.
Huidige situatie: op dit moment zijn er geen sponsoren structureel actief binnen de vereniging. Wel maken we bij speciale gelegenheden gebruik van sponsoren.

Doelstellingen
Zodra er aanleiding toe is, zal er passend beleid worden geformuleerd.

5.6 PR & Communicatiebeleid
De leden van de vereniging moeten zo goed mogelijk op de hoogte worden gehouden van alle zaken binnen de vereniging die hen aangaan.
Huidige situatie: we communiceren met onze leden via sociale media, mail, website en nieuwsbrieven.

Doelstellingen
De effectiviteit van de communicatie met de leden is belangrijk en moet helder zijn.

5.7 Facilitair beleid
Het onderhoud en beheer van clubmaterialen vraagt om continue aandacht. In het facilitair beleid wordt omschreven hoe we dit blijven borgen.
Huidige situatie: er is op dit moment nog geen beleid op dit onderdeel.

Doelstelling
Zodra de omvang van de verenigingsmaterialen daartoe aanleiding geeft, zal een facilitair uitvoeringsplan worden ontwikkeld voor verenigingsmaterialen.

5.8 Financieel beleid
Het is van belang om inkomsten en uitgaven goed op elkaar af te stemmen. Dat doen we door een begroting op te stellen en de vinger goed aan de pols te houden.
Huidige situatie: het financiële beleid vormt de ruggengraat van de golfvereniging. Dit uit zich in vele taken en handelingen. We mogen ons gelukkig prijzen met een aantal financieel deskundige vrijwilligers.

Doelstelling
Het financieel gezond houden van de vereniging door inkomsten en uitgaven op elkaar af te stemmen en de noodzakelijke buffer te handhaven.

5.8.1 Financieel protocol commissies
Iedere commissie is zelf verantwoordelijk voor de financiële gang van zaken binnen de commissie.
De commissies stemmen hun inkomsten en uitgaven zoveel mogelijk op elkaar af. Als extra middelen noodzakelijk zijn, zal hiertoe vooraf een verzoek aan het bestuur worden voorgelegd.
De baten van een commissie bestaan uit: ontvangsten uit eigen activiteiten en door het bestuur goedgekeurde bijdragen uit de verenigingskas.
De uitgaven van de commissie bestaan uit lopende uitgaven die noodzakelijk zijn voor de voortgang van de normale activiteiten van de commissie. De uitgaven worden voorzien van bewijsstukken. De penningmeester van de commissie is ervoor verantwoordelijk dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de richtlijnen, zoals door het bestuur gesteld.
Investeringen kunnen slechts gedaan worden na voorafgaande goedkeuring door het bestuur. Uiterlijk eind januari van ieder jaar legt de penningmeester van de commissie verantwoording af aan de penningmeester.

6 Organisatie, taken en doelen
Het bestuur heeft de eindverantwoording binnen de vereniging.
Om dit te organiseren en het beleid vorm te geven heeft het de bevoegdheid onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies, waarvan de leden door het bestuur worden benoemd (art. 14, lid 3 Statuten).

Voor de ondersteuning bij de uitvoering van het beleid zijn door het bestuur de volgende commissies benoemd:
• wedstrijdcommissie (incl. Evenementen);
• handicap- en Regelcommissie;
• jeugdcommissie;
• pr-commissie.

Iedere commissie stelt, als afgeleide van het beleidsplan van de Rijsbergse Golfclub “De Turfvaert” een uitvoeringsplan op waarin het beleid op detail vorm wordt gegeven.
Een commissie legt jaarlijks verantwoording af aan het bestuur. Iedere commissie heeft een aanspreekpunt binnen het bestuur.

Zowel het bestuur als de commissies worden geacht de onderstaande doelen na te streven.
• Een golfomgeving creëren c.q. handhaven die past bij onze kernwaarden.
• Trends en ontwikkelingen in de golfsport en het verenigingsleven op de voet volgen en beleid kunnen aanpassen.
• Het houden van kwalitatieve enquêtes t.b.v. het verbeteren van onze dienstverlening.
• Een goede samenwerking met de baaneigenaar.
• Goede contacten houden met de NGF.
• Instaan voor de kernwaarden van de vereniging.
• Het koesteren van alle vrijwilligers (o.a. het organiseren van een jaarlijkse Vrijwilligers dag).
• Gezond en gebalanceerd financieel beleid.
In de volgende paragrafen wordt per onderdeel van de organisatie steeds de huidige situatie, de te handhaven punten en de doelen voor de komende tijd beschreven.

6.1 Bestuur:
De eindverantwoordelijkheid voor alle aspecten ligt bij het algemeen bestuur. Op dit moment bestaat het bestuur uit 5 leden. De verschillende beleidsterreinen (zie hoofdstuk 5) hebben de aandacht van alle bestuursleden. Om sommige verder gestalte te geven, neemt elk bestuurslid ook deel aan een of meerdere commissies. In de huidige situatie is een bestuurslid de voorzitter van een commissie. Ter bescherming van de bestuursleden is er een risicoaansprakelijkheid-verzekering afgesloten

Binnen het bestuur is een verdeling afgesproken van verschillende taken, bijvoorbeeld:
voorzitter: representatie, strategie, beleid, voorzitten;
secretaris: administratie, communicatie, verslaglegging;
penningmeester: financiën, begroting, jaarrekening, verzekeringen;
bestuurslid: ledenadministratie;
bestuurslid: waarnemen voorzitter

Verschillende specifieke taken zijn verdeeld over de huidige bestuursleden:
• coördinatie van de clubladder;
• registratie voor en bijhouden van de ‘wall of fame’;
• contacten met de NGF.;

De algemene taken van de bestuursleden:
• deelname aan de business dagen;
• toespraken voorbereiden voor bv nieuwjaarsreceptie, golfweek, goede doelen, oliebollenwedstrijd enz.;
• deelname aan diverse wedstrijden om gevoel te houden met wat er leeft in de vereniging;
• voorbereiding van de bestuursvergadering en indienen agendapunten;
• voorbereiding en houden van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering;
• dienen als aanspreekpunt voor een commissie.

6.1.1 Te handhaven
De volgende doelen moeten volgens ons dan ook onverminderd worden nagestreefd.
• Goede samenwerking met baaneigenaar. Om dat te realiseren neemt de baaneigenaar deel aan de bestuursvergaderingen. We blijven denken vanuit één belang.
• Structuur en afspraken over de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende commissies vastleggen in een apart commissie beleidsplan.
• Samenwerking en bemanning van de commissies. Commissieleden worden benoemd na goedkeuring van het bestuur. Het bestuur zal vooraf een gesprek hebben met kandidaat-commissieleden.
• Het bevorderen van de werving van enthousiaste vrijwilligers. Ook vrijwilligers worden benoemd na goedkeuring van het bestuur.
• Open en transparante communicatie. Duidelijk zijn naar de leden. Durven ja en nee te zeggen. Communiceren op gelijke voet.
• Het monitoren en vasthouden van het aantal leden van onze vereniging.
• Investeren in het verbeteren van de speelkwaliteit van onze leden.
• Creëren en onderhouden van een golfomgeving, die past bij onze kernwaarden.

6.1.2 Doelen
Het continueren van het algemene beleid en de kernwaarden. Daarvoor zijn de volgende doelen belangrijk:
• Voor de komende periode zijn er 7 bestuursleden
• De verschillende bestuursleden zullen aanspreekpunt zijn voor de commissies.
• Nog steeds zijn er zorgen over de zichtbaarheid (en dus aanspreekbaarheid) van het bestuur.
• Het bestuur ervaart een afnemende belangstelling van de leden voor het werk dat door het bestuur en andere vrijwilligers wordt verzet. Ook hier zoeken we naar verbetering.

6.2 WeCo (Wedstrijdcommissie):
De Wedstrijdcommissie is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarlijkse wedstrijdkalender. Hierbij houdt zij zoveel mogelijk rekening met al onze leden, de verschillende leeftijden en de handicaps.
De opstelling van de wedstrijdkalender vindt plaats in samenspraak en afstemming met het golfpark.
Zij draagt ook zorg voor een Algemeen Wedstrijdreglement en voor de specifieke wedstrijdvoorwaarden.
De Wedstrijdcommissie dekt haar uitgaven zoveel mogelijk via de inschrijfgelden voor de wedstrijden. Voor geldelijke ondersteuning voor activiteiten die bijdragen aan gezelligheid, saamhorigheid en betrokkenheid dienen zij bij het bestuur een onderbouwd verzoek in.

De specificering van de huidige taken en verantwoordelijkheden van de Wedstrijdcommissie wordt in bijlage 1 van dit beleidsplan nader uitgewerkt. (Zie pagina 11)

6.2.1 Te handhaven
• Het organiseren van verenigingswedstrijden. Een plan maken voor de doorstroming van rabbits via rabbitwedstrijden naar de regulaire wedstrijden, die georganiseerd worden.
• Het organiseren van speciale evenementen, waarin gezelligheid centraal staat. Bedenken van nieuwe evenementen ter vervanging van de teloorgegane evenementen. Mogelijkheden bekijken om deze samen met het Park te gaan organiseren.
• Betere promotie van verenigingsactiviteiten en meer leden betrekken bij activiteiten.
• Grote aandacht voor Mentoring van nieuwe leden.
• De sportieve prestaties verbeteren door het organiseren en promoten van Clubwedstrijden, zoals de Maandmedal en Clubkampioenschappen Strokeplay en Matchplay en deelname aan de NGF-competitie. Prestaties en saamhorigheid komen tot uiting in deelname aan de NGF-competitie.
• Zoveel mogelijk Qualifying wedstrijden;
• Evenwichtige verdeling van wedstrijden voor alle leden;
• Afwisseling in de wedstrijd- en spelvormen;
• Data van NGF-wedstrijden, kampioenschappen en competitie (data voor de clubkampioenschappen worden door onze eigen wedstrijdcommissie vastgelegd);
• Voldoende gezelligheidswedstrijden, ter stimulering van het verenigingsleven;

6.2.2 Doelen
• Gedeelde mailbox gebruiken om de commissie leden te ontlasten.
• Opzetten van verschillende werkgroepen om bepaalde wedstrijden te organiseren.
• Een nieuwe opzet maken voor de clubkampioenschappen Strokeplay, dit om de opkomst te vergroten. Te denken valt aan spreiding van dames en heren, meerdere categorieën te maken, dus bijvoorbeeld handicap klasse en 9/18 holes opties.
• Stimuleren van de Matchplay-kampioenschappen.
• Mentoring onderdeel maken van de HR- commissie.

6.3 HR-Cie. (Handicap & Regelcommissie):
Fairplay en etiquette op de baan zijn onderdeel van een van onze kernwaarden en onlosmakelijk verbonden met de golfsport.
De Handicap- en Regelcommissie zorgt ervoor dat regels en richtlijnen worden vastgesteld, vastgelegd en gecommuniceerd. Zij licht de leden voor over wijzigingen in regels. Zij verzorgt theorielessen en GVB-regelexamens om nieuwe golfers aan ons ledenbestand te kunnen toevoegen.
Daarnaast draagt zij bij aan een juiste handicap registratie.

De specificering van de taken, verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de Handicap- en Regelcommissie wordt in bijlage 2 van dit beleidsplan weergegeven. (Zie pagina 16)

6.3.1 Te handhaven
• Leden informeren over de aanpassing van de regels en het vernieuwen en ter beschikking stellen van Regelboekjes e.d. ter bevordering van de spel kwaliteit.
• Acceptatie van de golf app Golf.nl voor het registreren van golfscores (oefenscores en qualifying scores). Met behoud van registratie via de persoonlijk pagina.
• Het enthousiast maken van leden voor NGF-cursussen, die hen helpt bij een vrijwilligersrol binnen de vereniging.
• De regelkennis van leden op een laagdrempelige manier actueel houden en vergroten.

6.3.2 Doelen
• Uitbreiding van het aantal leden van de commissie om de taakbelasting te verlichten.
• Elk lid van de HRC heeft de opleiding regelcommissaris 1.
• Bij voorkeur meerdere clubreferees (regelcommissaris 2)
• Meer aandacht voor continu baan-management, wellicht door een ‘werkgroep baancommissie’ in te stellen.
• Het uitwerken van het mentoring-beleid (over te nemen van de Wedstrijdcommissie) door een opzet te maken voor de introductie van nieuwe leden, wellicht ook hier door een ‘werkgroep mentoring’ .

6.4 Jeugdcommissie:
De jeugdopleiding van de Rijsbergse Golfclub “De Turfvaert” is door de NGF officieel gecertificeerd voor Committed to Jeugd.
De jeugdcommissie zet zich in voor deze jeugdopleiding en zorgt ervoor dat jeugdleden op een enthousiaste en goede manier worden opgeleid tot de golfers van de toekomst.
Door de jeugdcommissie is een jeugdbeleidsplan opgesteld waarin voor de verschillende leeftijdsgroepen en niveaus opleidings- en begeleidingstrajecten zijn opgenomen.
De jeugdcommissie coördineert ook een groep jeugdcoaches die de jeugd begeleidt en stimuleert.

De specificering van de taken en verantwoordelijkheden van de Jeugdcommissie wordt in bijlage3 van dit beleidsplan nader uitgewerkt. Zie pagina 18.

6.4.1 Te handhaven
• Jeugd enthousiast maken en houden voor de golfsport.
• Het uitvoeren en monitoren van het Jeugdbeleidsplan.
• Faciliteiten geven aan de Jeugd d.m.v. opleiding, begeleiding, wedstrijden en NGF-competitie.
• Uitbreiden van het aantal jeugdleden van de vereniging, door deelname aan Sjors Sportief en de specifieke benadering van scholen.

6.4.2 Doelen
• Samenwerking met andere verenigingen bevorderen om de jeugd te stimuleren door te trainen met meer jeugd en diverse pro’s.
• De zichtbaarheid van de jeugd in de vereniging vergroten, door meer jeugdleden o.a. deel te laten nemen aan wedstrijden en evenementen.
• Ouders van jeugd meer betrekken bij de vereniging , de golfopleiding en activiteiten.
• De golfuitrusting voor de jeugd, met name de oefenspullen, onder de loep nemen en komen met een voorstel tot een plan van huur/aanschaf.

6.5 PR- commissie:
De pr-commissie (4 leden) draagt zorg voor tijdige publicaties van wedstrijden, evenementen en algemene informatie naar leden. Ook zorgt ze voor uitingen vanuit de vereniging naar buiten.
De commissie staat klaar voor de andere onderdelen van de vereniging als het gaat om het communiceren binnen de vereniging en naar buiten. Het is dus van belang dat er voeling is met de andere geledingen binnen de vereniging
Op dit moment is een lid van de PR-commissie belast met alle technische zaken rondom het ICT-gebruik.
De voornaamste taken van de PR-commissie staan in bijlage 4 op pagina 19

6.5.1 Te handhaven
• Sociale media anders benutten, zoals Facebook. De website van de vereniging updaten c.q. vernieuwen en sneller informatie verstrekken.

6.5.2 Doelen
• De bestaande uitingen moeten regelmatig onder de loep worden genomen door anderen dan de leden van de PR-commissie.
• De commissie leunt op dit moment te veel op enkele personen. Uitbreiding van de commissie met de mogelijkheid de taken te rouleren is wenselijk, waarbij de voorkeur uit gaat naar iemand met golfkennis en ervaring op het gebied van communicatie.
• De effectiviteit van de communicatie met de leden is een belangrijk aandachtspunt, met name als het gaat om nieuwe leden. De commissie wil de mogelijkheden onderzoeken om hiervoor een jaarboek te gaan gebruiken, of dit via een mobiele app te bewerkstelligen.
• De commissie wil de mogelijkheden van een mobiele app onderzoeken met als doel onze (nieuwe) leden beter te bereiken en tevens (onder andere) boekingsmogelijkheden te bieden.

Bijlage 1: taken, bevoegdheden en werkzaamheden van de wedstrijdcommissie
De wedstrijdcommissie doet het volgende:
• opstellen van het jaarlijks wedstrijdprogramma;֎1
• opstellen van een Algemeen Wedstrijdreglement en van de specifieke wedstrijdvoorwaarden;
• aanstellen van wedstrijdleiders en het opstellen van vaste instructies voor alle wedstrijdleiders;
• organiseren van wedstrijden uit het wedstrijdprogramma; ֎2
• assistentie bij de organisatie van wedstrijden en kampioenschappen van de NGF op de baan van de vereniging; ֎3
• (mede)organiseren van de NGF- competities; ֎3
• contacten met de Handicap en Regelcommissie over de organisatie van wedstrijden; *
• coördineren van alle activiteiten door andere commissies die wedstrijden organiseren, zoals bijvoorbeeld de jeugdcommissie;
• bijhouden van bijzondere klassementen;
• (mede)verantwoordelijk voor correcte toepassing van De Golfregels, de Amateurstatus Regels, de bepalingen van het WHS Handicap Systeem en het Wedstrijdreglement;
• bijhouden van het mail-account van de wedstrijd commissie.
• onderhouden van contacten met de NGF;
• beheren van de financiën betreffende de wedstrijden; *
• opleiden van nieuwe commissieleden;
• bewaken van de juiste spelgeest;
• goede contacten met de Handicap en Regelcommissie betreffende:
o correcte toepassing van de bepalingen van het WHS Handicap Systeem;
o Non-Counting verklaren van bepaalde wedstrijden (voor, tijdens en na de wedstrijd);
o melden van zeer goede resultaten tijdens Non Qualifying Wedstrijden;
o Local Rules;
o baaninrichting in verband met de Golfregels;
o de regelproblemen, decisions, diskwalificaties;
o maatregelen tegen spelers die het spel bewust niet eerlijk spelen.

De taken en verantwoordelijkheden met een noot worden hieronder nader toegelicht.
(WeCo = wedstrijdleider, WL = wedstrijdleider, CO= coördinator)

1
Opstellen van het jaarlijks wedstrijdprogramma
Het wedstrijdseizoen loopt van 1 januari tot en met 31 december. De WeCo streeft ernaar de wedstrijdkalender en het Algemeen Wedstrijdreglement voor de aanvang van het nieuwe kalenderjaar samen te stellen en op de website van de vereniging plaatsen. De WeCo houdt bij het opstellen van het jaarlijkse wedstrijdprogramma rekening met de het beleid van de vereniging en de doelen uit het beleidsplan.
Het wedstrijdprogramma wordt weergegeven in de wedstrijdkalender. Deze wordt voor aanvang van een nieuw jaar opgesteld en afgestemd met het golfpark.

2
Gang van zaken bij wedstrijden en evenementen uit het programma

A. Clubkampioenschappen Strokeplay (jaarlijks)
a) De WeCo bespreekt de vorm waarin de Clubkampioenschappen gespeeld gaan worden. B.v. aantal holes, aantal categorieën.
b) De CO maakt de opzet voor de uitnodiging voor deelname aan de Clubkampioenschappen Strokeplay, wordt door PR verstuurd.
c) De WL registreert alle deelnemers, ook voor de statistieken.
d) De WL maakt de startlijst voor de 1e wedstrijd en doet de officiële start van de wedstrijden.
e) De WL noteert de resultaten en maakt de startlijst voor de 2e en, indien van toepassing, voor de 3e wedstrijd.
f) De CO zorgt voor de prijzen (beeldje, wisselbeker, vouchers) en doet de prijsuitreiking (kan ook door een bestuurslid gedaan worden).
g) De WL geeft de uitslag door aan de PR-cie. voor plaatsing op social media en op website.

B. Clubkampioenschappen Matchplay (jaarlijks)
a) De WeCo bespreekt de vorm waarin de Clubkampioenschappen gespeeld gaan worden. B.v. afvalwedstrijd, poule-systeem of andere vorm, aantal categorieën.
b) De CO maakt opzet de uitnodiging voor deelname aan de Clubkampioenschappen Matchplay -> wordt door PR verstuurd.
c) De WL registreert alle deelnemers, ook voor de statistieken.
d) De WL maakt een wedstrijdschema en een contactlijst van de deelnemers en stuurt deze aan alle deelnemers toe .
e) De WL noteert de resultaten en zorgt voor het up-to-date houden van het wedstrijdschema. Hij informeert de deelnemers over hun eventuele volgend wedstrijd.
f) De WL organiseert het finale-weekend met op zaterdag de halve finales en op zondag de finales en troostfinales en maakt de startlijst voor de 1e wedstrijd en doet de officiële start van de wedstrijden.
g) De WL noteert de resultaten en maakt de startlijst voor de finales.
h) De CO zorgt voor de prijzen (beeldje, wisselbeker, vouchers) en doet de prijsuitreiking (kan ook door een bestuurslid gedaan worden).
i) De WL geeft de uitslag door aan de PR-cie. voor plaatsing op social media en op website.

C. Maandmedal (7 maanden)
a) De WeCo bespreekt de vorm waarin de Maandmedal gespeeld gaan worden. B.v. Handicap grens voor strokeplay en stableford.
b) De CO maakt opzet de uitnodiging voor deelname aan de Maandmedal -> wordt door PR verstuurd.
c) De deelnemers schrijven in via ikgagolfen.nl.
d) De WL maakt de startlijst voor de wedstrijd (intogolf) en publiceert deze via ikgagolfen.nl. Stuurt eventueel een mail.
e) De WL int het inschrijfgeld en zorgt voor op tijd starten -> Hij/zij L is ca. 45 minuten voor aanvang van de wedstrijd aanwezig en ook tot de prijsuitreiking achter de rug is
f) De WL noteert de scores en de ranglijst.
g) De WL doet per wedstrijd de prijsuitreiking.
h) De CO zorgt voor de seizoen prijzen (beeldje, vouchers).
i) De WL geeft uitslag door aan de PR-cie. voor plaatsing op social media en op website.
j) De CO registreert het aantal deelnemers voor de statistieken.

D. Regulaire wedstrijden (wekelijks)
a) De CO maakt opzet voor de uitnodiging voor deelname aan de regulaire wedstrijden, wordt door PR verstuurd.
b) De deelnemers schrijven in via ikgagolfen.nl.
c) De WL maakt de startlijst voor de wedstrijd (intogolf) en publiceert deze via ikgagolfen.nl. Stuurt eventueel een mail.
d) De WL’s samen bepalen de vorm (Qualifying, Stableford, Fun) waarin de wedstrijden plaatsvinden. Organiseert speciale wedstrijden, zoals Vriendinnen dag, zomer finale, winterfinale, etc. -> extra uren voor ‘specials’ / vergelijkbaar met de evenementen
e) De WL int het inschrijfgeld en zorgt voor op tijd starten -> Hij/zij is ca. 45 minuten voor aanvang van de wedstrijd aanwezig en ook tot de prijsuitreiking achter de rug is.
f) De WL noteert de scores en de ranglijst.
g) De WL doet per wedstrijd de prijsuitreiking.
h) De CO zorgt voor de seizoen prijzen (beeldje, vouchers).
i) De WL geeft de uitslag door aan de PR-cie. voor plaatsing op social media en op website.
j) De CO registreert het aantal deelnemers voor de statistieken

Dit geldt voor de volgende wedstrijden; Dames ochtend, Mix ochtend, Heren ochtend, Go-Pro en 30up

E. Rabbitwedstrijden (maandelijks)
a) De CO van de mentoring maakt de opzet voor de uitnodiging voor deelname aan de regulaire wedstrijden, wordt door PR verstuurd.
b) De inschrijving wordt door de WL via Whatsapp geregeld
c) De WL maakt de startlijst voor de wedstrijd (intogolf) en publiceert deze via ikgagolfen.nl. Stuurt eventueel bericht via Whatsapp.
d) De WL int het inschrijfgeld en zorgt voor op tijd starten -> Hij/zij is ca. 45 minuten voor aanvang van de wedstrijd aanwezig en ook tot de prijsuitreiking achter de rug is
e) De WL noteert de scores.
f) De WL doet per wedstrijd de prijsuitreiking.
g) De WL zorgt voor de prijzen en doet de prijsuitreiking.
h) De WL geeft de uitslag door aan de PR-cie. voor plaatsing op social media en op website.
i) De WL registreert het aantal deelnemers voor de statistieken.

F. Evenementen (gedurende het jaar)
a) Het evenemententeam van de WeCo bespreekt de vorm waarin de Evenementen/Funwedstrijden gespeeld gaan worden. Benoemt de wedstrijdleiders.
b) Het team bespreekt met het Golfpark de horecazaken, starttijden, etc.
c) Het team bespreekt een eventuele bijdrage door de vereniging aan dit evenement met het Algemeen Bestuur.
d) Het team en de wedstrijdleider(s) regelen de aankleding van de wedstrijd, zoals bij Koningsdag, Nachtgolf (samen met Golfpark), Goede doelen, Ne-Be.
e) Het team maakt de opzet voor de uitnodiging voor deelname aan de funwedstrijden, wordt verstuurd door PR.
f) De deelnemers schrijven in via ikgagolfen.nl. of via direct link in uitnodiging of via mail aan WeCo.
g) De WL maakt de startlijst voor de wedstrijd (intogolf) en publiceert deze via ikgagolfen.nl. of stuurt een mail.
h) De WL int het inschrijfgeld i.sm. het Golfpark en zorgt voor op tijd starten -> De wedstrijdleider is de gehele dag aanwezig.
i) De WL noteert de scores en doet de prijsuitreiking.
j) Het team / WL zorgt voor de prijzen en doet de prijsuitreiking.
k) De WL geeft de uitslag door aan de PR-cie. voor plaatsing op social media en op website.
l) Het team registreert het aantal deelnemers voor de statistieken
Dit geldt voor de volgende evenementen: Nieuwjaarswedstrijd, Koningswedstrijd, Midzomerwedstrijd, Goede doelen wedstrijd, Nederland-België, Nachtgolf, Oliebollen wedstrijd, Ladies Night (8 avonden in zomermaanden), Young-Ones (seizoen 8 wedstrijden)

G. Overige bijeenkomsten met wedstrijd.
Dit zijn:
A. Vrijwilligers dag, georganiseerd door algemeen bestuur RGC
B. Kampioenenwedstrijd, georganiseerd door WeCo
C. Infodag wedstrijdleiders, georganiseerd door WeCo.
a) De WeCo bespreekt de agenda voor de bijeenkomst en organiseert een wedstrijd.
b) De WeCo bespreekt met het Golfpark de horecazaken, starttijden, etc.
c) De WeCo bespreekt een eventuele bijdrage door de vereniging aan dit evenement met het Algemeen Bestuur.
d) De WeCo maakt de opzet voor de uitnodiging voor deelname aan deze bijeenkomsten en wedstrijden, wordt via mail door de WeCo verstuurd.
e) De deelnemers schrijven in via mail aan de WeCo.
f) De WeCo leidt de bijeenkomst maakt de startlijst voor de wedstrijd.

H. Overig i.s.m. het Golfpark.
Dit zijn wedstrijden georganiseerd door het Golfpark samen met de vereniging, zoals de wedstrijden tijdens de jaarlijkse Golfweek. De WeCo stelt wedstrijdleiders aan, die de startlijst maken, de scores noteren, de ranglijst maken en eventueel de prijsuitreiking doen.

3
NGF-competitie. De coördinator is de liaison van de vereniging en NGF.
a) De NGF stuurt de uitnodiging naar clubs (secretaris en coördinator).
b) De CO stelt samen met de WeCo en het bestuur een protocol op voor deelname aan de NGF-competitie(s).
c) De CO stuurt de uitnodiging door aan de captains van de teams, die afgelopen jaar hebben meegedaan.
d) De CO stuurt een oproep voor geïnteresseerden via de Nieuwsbrief.
e) De CO verzamelt de aanmeldingen van teams en van individuelen.
f) De CO schrijft het aantal teams per klasse in bij de NGF .
g) De CO ontvangt de poule-indeling en wedstrijden en stuurt deze door aan de captains van ingeschreven teams .
h) De CO bespreekt met het Golfpark de thuisontvangsten (starttijden) en de voorwaarden voor het voorspelen.
i) De CO maakt een lijst met thuisontvangsten (wedstrijden en starttijden), teamcaptains (naam, tel. nummer, emailadres) en brief over thuisontvangsten en voorspelen en stuurt deze door aan alle betreffende coördinatoren van de verenigingen, die in een poule met een van onze teams zijn ingedeeld. Deelt deze informatie ook met de PR-cie., die de informatie op de website plaatst.
j) De CO ontvangt gelijke informatie van de andere coördinatoren en stuurt deze informatie naar de betreffende captain. Zij maken afspraken met de andere captains over ontvangst, horeca, driving range, etc.
k) Voordat de competitie begint organiseert de CO een Golfregel avond i.s.m. de HR-cie.
l) De CO zorgt voor het stand-by zijn van een referee bij thuisontvangsten en is zelf stand-by voor verdere vragen en eventuele problemen.
m) De CO houdt de resultaten bij en geeft deze door voor plaatsing op social media en website en enthousiasmeert teams om foto’s op de website en social media te zetten.
n) De CO registreert het aantal deelnemers voor de statistieken.
o) Na de competitie woont de CO de evaluatie bijeenkomst bij georganiseerd door de NGF .
p) Na de competitie, of voor de nieuwe competitie, organiseert de CO een evaluatie bijeenkomst met de captains.

Bijlage 2: taken, bevoegdheden en werkzaamheden Handicap- en regelcommissie

De Handicap en Regelcommissie doet het volgende:
• toekennen, berekenen, administreren en publiceren van de Exact en Playing (club) Handicaps van de leden van de golfvereniging volgens de regels van het WHS-Handicap Systeem van de NGF;
• leden bekend maken met de regels betrekking hebbend op de verkrijging van een (club) handicap;
• richtlijnen vaststellen en toezien op de naleving van de eisen met betrekking tot Qualifying Wedstrijden in samenwerking met de Wedstrijdcommissie;
• vaststellen van markeringen en Local Rules;
• bepalen van de Stroke Index, volgens de gegevens en spelregels van de NGF.;
• adviseren over de lay-out van de scorekaart;
• bijhouden van baanrecords;
• handicaps volgens, in overeenstemming met het WHS Handicap Systeem bij te stellen en handicaps te ontnemen;
• contact onderhouden met de NGF;
• contact onderhouden met handicapcommissies van andere clubs ingeval van overgang van leden naar andere clubs;
• verzorgen van theorielessen;
• samenstellen en afnemen van het GVB-regelexamen;
• oplossen en toelichten van regelproblemen van leden en bij clubwedstrijden;
• de baten van het GVB-examen afdragen aan de penningmeester van het bestuur;
• het op verzoek van de wedstrijdcommissie of wedstrijdleiders controleren of spelers na een qualifying wedstrijd hun Q-kaart (correct) hebben ingevuld.
• Indien nodig incorrecte Q-kaarten uit het systeem verwijderen.

Nadere uitwerking van enkele werkzaamheden.
1. De commissie verzorgt regelcursussen (theorielessen) voor nieuwe leden en ook voor alle overige leden van onze vereniging.
Werkzaamheden daarbij behorend:
a. De regelcursus opzetten (NGF heeft geen nieuwe kant-en-klare cursussen meer, behalve in boekvorm) en bijhouden en verbeteren.
b. De leden uitnodigen (via inschrijving op de website). Ongeveer 9 keer per jaar geven we theorieles. Bijhouden van aantal deelnemers. Controleren of deelnemers lid zijn van de vereniging.
c. Een bevestigingsmail sturen.
d. De theorie avond houden.
e. Het aantal deelnemers wordt geregistreerd voor de statistieken.

2. Het theorie-examen voor het behalen van het GVB wordt door de commissie samengesteld en afgenomen.
a. De leden uitnodigen (via inschrijving op de website). Ongeveer 9 keer per jaar nemen we theorie-examen af. Bijhouden van aantal deelnemers. Controleren of deelnemers lid zijn van de vereniging. De gegevens van de deelnemers registreren.
b. Een bevestigingsmail sturen.
c. Het examen maken, formulieren uitprinten.
d. Het examen afnemen. Bij inschrijving examengeld incasseren, controleren op juiste persoon d.m.v. ID te laten tonen.
e. Nakijken en de juiste antwoorden toelichten.
f. Uitleg over hoe GVB verder te behalen is.
g. Uitslag doorgeven aan PR-cie. voor plaatsing op de website en op social media, en aan Park voor registratie voor golf.nl. Geld overmaken aan penningmeester.
h. Het aantal deelnemers wordt geregistreerd voor de statistieken.

3. Het oplossen en toelichten van regelproblemen van leden en bij clubwedstrijden. Leden kunnen een beroep doen op de referees en de baancommissarissen.
Werkzaamheden:
a. In ieder geval stand-by staan voor directe beantwoording van vragen tijdens NGF-competitie en Clubkampioenschappen Strokeplay en Matchplay. Aanwezig zijn is het beste, maar telefonisch bereikbaar zijn is noodzakelijk.
b. Zeer vaak uitleg geven na wedstrijden op het terras of in het clubhuis
c. Up-to-date blijven d.m.v. het volgen van cursussen en opfriscursussen.
d. Een keer per jaar een Regelavond voor de NGF-competitie teams. Voorbereiden en geven.
e. Elke maand Regels uitleggen in de Nieuwsbrief. Artikel maken, controleren door gehele commissie en doorsturen aan PR cie.

4. Een van de leden van de HR-cie. beheert het mail-account van de Handicap & regel Commissie.
Hij/zij beantwoordt de mails en/of stuurt ze door aan de leden van de HR-cie.

5. Vragen over de handicap registratie en qualifying kaarten beantwoorden.
Werkzaamheden:
a. Alle mails, mondelinge vragen over de registratie beantwoorden en eventueel acties nemen in Intogolf c.q. Golf.nl.
b. Jaarlijkse herziening doorvoeren. Degenen, die in aanmerking komen informeren en waar nodig de herziening doorvoeren. Afhankelijk van aantal personen, die voor herziening in aanmerking komen.

6. De commissie stelt richtlijnen vast en ziet toe op de naleving van de eisen met betrekking tot Qualifying-wedstrijden in samenwerking met de Wedstrijdcommissie.

7. In samenspraak met het Golfpark worden Local Rules, Stroke Indexen, Tijdelijke lokale regels, Lay-out van scorekaarten, Markeringen in de baan vastgesteld.
Werkzaamheden;
a. Local rules en Stroke indexen monitoren. Indien gewenst aanpassen.
b. Tijdelijke lokale regels, zoals plaatsen in wintertijd, vaststellen.
c. Baaninspectie: het controleren van alle markeringen in de baan, rapporteren aan golfpark en greenkeepers. Dit 1 of 2 x per jaar.
d. Overleg met greenkeeping betreffende winter regels, baan omstandigheden, zoals vastleggen teemerken, wintergreens en tijdelijk GUR (rondom winter hole).

Bijlage 3: taken, bevoegdheden en werkzaamheden Jeugdcommissie

De Jeugdcommissie doet het volgende:
• adviseren van het bestuur in alle aangelegenheden de jeugd betreffende;
• opstellen van een Jeugdbeleidsplan, waarin staat omschreven wat de vereniging met de jeugd wil bereiken, hoe men dat wil bereiken en binnen welke tijd;
• opvangen en begeleiden van de jeugd en bijbrengen van etiquette en regels;
• aanbieden van lessen, trainingen, spelen van oefenrondes, (uitwisseling-) wedstrijden en competitie;
• begeleiden naar baanpermissie, GVB en HCP (zowel theoretisch als praktisch);
• opstellen van de jaarlijkse wedstrijdkalender, met evenredige aandacht voor jeugdleden met baanpermissie, GVB, hoge en lage handicappers;
• – deze wedstrijden worden opgenomen in de complete wedstrijdkalender van de club;
• het stimuleren om deel te nemen aan landelijke jeugdtouren en andere nationale evenementen;
• samenstellen van competitieteams en begeleiding daarvan tijdens de competitie;
• contact onderhouden met de regioconsul en de Jeugdcommissie in de regio;
• bijwonen van regio en NGF Jeugdcommissie vergaderingen;
• talentvolle jeugd onder de aandacht brengen van de NGF;
• contacten onderhouden met andere commissies, waaronder de wedstrijdcommissie;
• stimuleren van de jeugdcoaches tot het behalen van de basiscursus;
• het laten opleiden van aantal jeugdcoaches tot committed to talent. Deze personen geven de kinderen met GVB een intensieve begeleiding om een stap hoger te komen in het golfspel.

Bijlage 4: taken, bevoegdheden en werkzaamheden PR-commissie

De PR-commissie doet het volgende:
• het samenstellen van de maandelijkse Nieuwsbrief het versturen naar de leden;
• stimuleren van bijdragen van het bestuur, commissievoorzitters en commissieleden voor de nieuwsbrief en overige media;
• het verzorgen en versturen van uitnodigingen voor wedstrijden en andere activiteiten binnen de vereniging;
• zorgdragen voor de inhoud van de website, waarbij de informatie daarop zo actueel mogelijk is;
• zorgdragen voor de inhoud van Facebook en Instagram;
• ondersteunen van het bestuur en de commissies op het gebied van communicatie;
• verzorgen van externe ledenwerving, door contacten met media;
• bewaken van de uniforme huisstijl.